Kevesebb papírt kellene tároljanak

Majdnem minden vállalkozásnak fejtörést okoz, hogy tetemes mennyiségű számla, nyugta, pénztárbizonylat, árajánlat, szerződés, megrendelés, számlakivonat, banki átutalás, csekk, fuvarlevél, visszaigazolás vagy éppen munkaügyi irat gyűlik össze. Az érvényes jogszabályok szerint a könyvelési dokumentumokat 10 évig kötelező megőrizni, a munkaügyi dokumentumokat természetszerűleg ennél lényegesen hosszabb ideig kell tárolni.

Mindez egyrészt hatalmas papírfelhasználást, másrészt óriási helyigényt jelent, a cégek székhelyeire jellemzőek az iratmappáktól duzzadó szekrények vagy porosodó raktárak, ahol nagy mennyiségű nyomtatvány várja, hogy odateljen az idő, hogy meg lehessen semmisíteni. Nagyvállalatoknál jellemző, hogy vagy kiszervezik az irattárolást, vagy befektetnek saját raktárhelyiségbe. Ugyanakkor a digitalizáció és az online számlázás lényegesen csökkentheti a papír alapú dokumentumok használatát.

A céges dokumentumok archiválásáról két törvény is rendelkezik, ám ezek jelenleg nincsenek egymással összhangban. Ezt a helyzetet próbálja rendezni a Kolcsár Károly RMDSZ-képviselő által benyújtott törvénymódosítás-tervezet, amelynek lényege, hogy a jelenlegi 10 évről 5 évre csökkentené a vállalatok archiválási kötelezettségének időtartamát.

Kolcsár Károly a könyvelési törvény archiválásra vonatkozó cikkelyét módosítaná úgy, hogy a cégek öt évig kelljen megőrizzék a papír alapú és a digitális dokumentumaikat. A politikus magyarázata szerint a könyvelési törvény jelenleg 10 éves archiválási kötelezettséget ír elő, míg az adótörvénykönyv úgy rendelkezik, hogy az ellenőrző hatóságok visszamenőleg legtöbb 5 évre kérhetik a különböző dokumentumokat.

„Értelmetlen megőrizni az iratokat további öt évig, amikor úgysem kérheti már az adóhatóság” – indokolta a politikus, aki szerint tervezete a digitális dokumentumokra is vonatkozik, ezért ha azt megszavazzák, akkor minden dokumentumot a fiskális év végétől számított 5 évig kell tárolni a jelenlegi 10 esztendő helyett.